Data aktualizacji: 17.07.2026
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
TERMOPASZPORT Kamil Bławat, ul. Kolonia 47G, 81‑578 Gdynia, NIP: 5922095684; e‑mail: biuro@smartbaza.pl, tel.: 663 576 007 („Administrator”, „my”).
Prowadzimy niezależny katalog firm dotyczących budowy/wykończenia domów typu Smart oraz oferujemy doradztwo, sprzedaż zbiorników na deszczówkę i obsługę wniosków dotacyjnych (m.in. program Mikroretencja). Serwis nie jest w żaden sposób oficjalnie związany z firmą Sendom.
2. Zakres obowiązywania
Polityka dotyczy przetwarzania danych:
- Użytkowników odwiedzających Serwis, korzystających z kalkulatorów lub kontaktujących się z nami,
- Klientów zamawiających zbiorniki na deszczówkę oraz zlecających nam obsługę wniosków o dofinansowanie,
- Wystawców/Usługodawców prezentowanych w katalogu (w tym jednoosobowych działalności gospodarczych).
3. Kategorie danych i źródła
3.1. Użytkownicy i Klienci (korespondencja, kalkulatory, zamówienia i dotacje)
- Kontakt i wycena: imię i nazwisko, e‑mail, telefon, kod pocztowy (niezbędny do wyceny transportu/montażu), treść zapytania, adres IP/logi.
- Sprzedaż zbiorników i osprzętu: imię i nazwisko, adres dostawy/montażu, dane do faktury (w tym NIP w przypadku firm).
- Obsługa wniosków o dofinansowanie (np. Mikroretencja): imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania oraz adres nieruchomości objętej dofinansowaniem, numer rachunku bankowego (do wypłaty dotacji), dane zawarte w dokumentach dołączanych do wniosku (faktury imienne, potwierdzenia zapłaty, zdjęcia z montażu, zgłoszenia budowlane).
Źródło: dane przekazywane dobrowolnie przez Użytkownika/Klienta za pośrednictwem formularzy na stronie, wiadomości e-mail lub telefonicznie.
3.2. Wystawcy publikowani w katalogu
- nazwa firmy/imię i nazwisko, NIP, adres, e‑mail, telefon, linki do WWW/profili, obszar działania, zakres usług, doświadczenie przy domach Smart, materiały (np. zdjęcia), publiczne opinie.
Źródła: dane publiczne (np. CEIDG/KRS/strony firmowe/profile), rekomendacje społeczności, zgłoszenia bezpośrednie od firm; aktualizacje przesyłane przez samych Wystawców.
4. Cele i podstawy prawne (art. 6 RODO)
- Obsługa zapytań, kalkulatora i korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: komunikacja i obsługa użytkownika) lub lit. b (działania zmierzające do zawarcia umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą).
- Realizacja sprzedaży zbiorników i osprzętu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowo-księgowe).
- Obsługa wniosków o dofinansowanie (na podstawie pełnomocnictwa) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy/pełnomocnictwa) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Prowadzenie i rozwój katalogu firm – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: tworzenie i utrzymanie bazy sprawdzonych usługodawców, ułatwienie kontaktu z firmami).
- Bezpieczeństwo i utrzymanie Serwisu (logi, zapobieganie nadużyciom) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Analityka ruchu (GA4) i statystyki – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda na cookies/analitykę).
- Ewentualne dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes).
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które świadczą dla nas usługi niezbędne do prowadzenia działalności:
- Hosting i poczta e-mail: LH.pl Sp. z o.o.,
- Obsługa formularzy i zapytań: Formspree, Inc. (USA) lub Tally.so (Tally BV, Belgia),
- Wysyłka i logistyka: firmy spedycyjne i transportowe dostarczające zbiorniki bezpośrednio do klientów,
- Obsługa dotacji: właściwy terytorialnie Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (WFOŚiGW) lub Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW) – jako instytucje rozpatrujące wnioski,
- Narzędzia analityczne i reklamowe: Google LLC (Google Analytics 4, Google Tag Manager), Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel) – wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na cookies marketingowe/analityczne.
6. Cookies i podobne technologie (PKE + RODO)
- Używamy plików cookies i podobnych technologii w celach:
- a) niezbędnych – zapewniających podstawowe funkcje Serwisu,
- b) analitycznych (statystycznych) – wyłącznie po Twojej zgodzie,
- c) marketingowych – wyłącznie po Twojej zgodzie (np. Meta Pixel).
- Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner zgód z możliwością wyboru: „Akceptuję wszystkie”, „Tylko niezbędne”, „Ustawienia”. Zgody możesz w każdej chwili wycofać/zmienić w ustawieniach banera lub przeglądarki.
- Szczegółowe informacje o kategoriach i czasie życia plików znajdziesz w ustawieniach banera cookies.
7. Narzędzia zewnętrzne
- Google Tag Manager (GTM) – służy do zarządzania skryptami i sam nie gromadzi danych osobowych.
- Google Analytics 4 (GA4) – analityka odwiedzin; przetwarzanie danych przez Google możliwe jest wyłącznie po wyrażeniu zgody; stosowane są mechanizmy prawne (np. Standardowe Klauzule Umowne).
- Meta Pixel – używany tylko, jeśli wyrazisz zgodę na kategorię „marketing”; służy do pomiaru i optymalizacji działań w ekosystemie Meta.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady dane przetwarzamy w EOG. Jeśli korzystasz z funkcji wymagających działania narzędzi dostarczanych przez podmioty z USA (np. Google LLC, Formspree, Inc., Meta Platforms, Inc.), może dojść do przekazania danych do państw trzecich. W takim wypadku stosowane są odpowiednie zabezpieczenia prawne (standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub udział podmiotów w programie Data Privacy Framework). Zgoda na cookies/marketing obejmuje również ten transfer.
9. Okresy przechowywania
- Korespondencja / zapytania / wyceny w kalkulatorze: do 24 miesięcy od zakończenia sprawy (lub do skutecznego sprzeciwu),
- Umowy sprzedaży zbiorników i obsługa dotacji: przez czas realizacji umowy/wniosku, a następnie przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (wymóg przepisów księgowych) oraz przez czas niezbędny do obrony przed roszczeniami (standardowo 6 lat),
- Wizytówki firm w katalogu: przez czas publikacji w katalogu lub do zgłoszenia żądania usunięcia przez Wystawcę,
- Logi serwera: 30–90 dni (zależnie od konfiguracji hostingu LH.pl).
10. Prawa osób, których dane dotyczą
Masz prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu (gdy podstawą jest uzasadniony interes Administratora) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania).
Przysługuje Ci również skarga do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00‑093 Warszawa).
11. Obowiązek informacyjny z art. 14 RODO (dane z publicznych źródeł)
W zakresie wizytówek firm dane mogą być pozyskiwane z publicznych rejestrów/stron (CEIDG/KRS/WWW/profile społecznościowe). Informujemy o przetwarzaniu poprzez niniejszą Politykę oraz przy pierwszej komunikacji z firmą. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes: prowadzenie katalogu). Firma może w każdej chwili żądać korekty lub usunięcia wizytówki pod adresem: biuro@smartbaza.pl.
12. Dobrowolność podania danych i brak profilowania
Podanie danych w celach kontaktowych, kalkulacyjnych, zakupowych czy dotacyjnych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji tych usług (bez podania danych nie sporządzimy wyceny, nie wyślemy zbiornika ani nie złożymy wniosku o Mikroretencję). Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne (w tym profilowania).
13. Kontakt
W sprawach prywatności skontaktuj się z nami: biuro@smartbaza.pl (preferowane), tel.: 663 576 007, adres: ul. Kolonia 47G, 81‑578 Gdynia.
14. Zmiany Polityki
Możemy aktualizować Politykę m.in. z powodu zmian prawa, regulaminów programów dotacyjnych lub technologii. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem: https://smartbaza.pl/polityka-prywatnosci/ (lub bezpośrednio w sekcji Polityki Prywatności w stopce serwisu).