Polityka prywatności SmartBaza

Polityka prywatności SmartBaza.pl
Data aktualizacji: 25.10.2026

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest TERMOPASZPORT Kamil Bławat, ul. Kolonia 47G, 81-578 Gdynia, NIP 5922095684, e-mail: biuro@smartbaza.pl, tel. 663 576 007 („Administrator”, „my”).

Prowadzimy serwis SmartBaza.pl – niezależny katalog wykonawców polecanych przez właścicieli domów Sendom – oraz świadczymy usługi: świadectwa charakterystyki energetycznej, sprzedaż zbiorników na deszczówkę i obsługę wniosków o dofinansowanie (m.in. Mikroretencja, Moje Ciepło). Serwis nie jest powiązany z firmą Sendom Domy Drewniane sp. z o.o.

2. Kogo dotyczy polityka

• Użytkowników, którzy odwiedzają Serwis, korzystają z wyszukiwarki lub kontaktują się z nami.
• Klientów, którzy zamawiają nasze usługi (świadectwa, zbiorniki, wnioski o dofinansowanie).
• Wystawców, czyli firm prezentowanych w katalogu (w tym jednoosobowych działalności gospodarczych), oraz firm zamawiających płatne miejsca reklamowe.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

3.1. Kontakt i zapytania

Imię i nazwisko, e-mail, telefon, treść wiadomości, a przy wycenie także kod pocztowy. Dane podajesz sam, pisząc lub dzwoniąc do nas albo wypełniając formularz kontaktowy lub formularz wyceny na naszych stronach.

3.2. Klienci naszych usług

• Zbiorniki i osprzęt: imię i nazwisko, adres dostawy lub montażu, dane do faktury (w tym NIP firmy).
• Świadectwa charakterystyki energetycznej: imię i nazwisko, adres budynku, dane z dokumentacji budynku potrzebne do sporządzenia świadectwa.
• Wnioski o dofinansowanie: imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania i adres nieruchomości, numer rachunku bankowego do wypłaty dotacji oraz dane z dokumentów dołączanych do wniosku (faktury, potwierdzenia zapłaty, zdjęcia z montażu, zgłoszenia budowlane).

3.3. Wystawcy w katalogu

Nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy, NIP, miejscowość i obszar działania, telefon, e-mail, strona www i profile społecznościowe, zakres usług, doświadczenie przy domach Sendom, zdjęcia oraz publiczne opinie i ich liczba. Źródła: rejestry publiczne (CEIDG, KRS), strony i profile firm, publiczne profile w Google, Fixly i Oferteo, polecenia w grupie właścicieli domów Sendom na Facebooku oraz dane przesłane przez same firmy.

3.4. Cytaty z grupy właścicieli

Na wizytówkach cytujemy publiczne wypowiedzi członków grupy właścicieli domów Sendom, bez imion, nazwisk i innych danych pozwalających zidentyfikować autora.

3.5. Wyszukiwarka i statystyki

• Zapisujemy treść zapytań wpisywanych w wyszukiwarkę (do 200 znaków), rozpoznaną kategorię i województwo oraz liczbę wyników. Nie zapisujemy adresu IP ani innych danych pozwalających powiązać zapytanie z osobą. Nie wpisuj w wyszukiwarkę swoich danych osobowych.
• Gdy wyszukiwarka korzysta z modelu sztucznej inteligencji, treść zapytania jest przekazywana do dostawcy modelu (Anthropic PBC, USA) wyłącznie w celu rozpoznania kategorii i regionu.
• Liczymy wyświetlenia wizytówek, ogłoszeń i reklam oraz kliknięcia w telefon, stronę www, Facebook i e-mail. Są to zbiorcze liczniki dla każdej firmy i dnia, bez plików cookies, adresu IP i identyfikatorów osób. Na ich podstawie przygotowujemy raporty dla firm.

4. Cele i podstawy prawne (art. 6 RODO)

• Odpowiedź na wiadomości i przygotowanie wyceny – art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy) lub lit. f RODO (nasz uzasadniony interes: kontakt z Tobą).
• Wykonanie usług i sprzedaży – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a obowiązki podatkowe i księgowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Obsługa wniosków o dofinansowanie na podstawie pełnomocnictwa – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
• Prowadzenie katalogu firm i liczenie Oceny SmartBaza – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: udostępnianie informacji o wykonawcach i ułatwienie kontaktu z nimi).
• Płatne miejsca reklamowe dla firm – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
• Wyszukiwarka i zbiorcze statystyki – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: działanie i rozwój Serwisu, raporty dla firm).
• Analityka (Google Analytics 4) i marketing (Meta Pixel) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda).
• Bezpieczeństwo Serwisu oraz ustalanie i obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Odbiorcy danych

• Hosting i poczta e-mail: LH.pl Sp. z o.o.
• Obsługa formularzy kontaktowych i formularzy wyceny: Formspree, Inc. (USA).
• Dostawca modelu AI w wyszukiwarce: Anthropic PBC (USA) – tylko treść zapytania, gdy wyszukiwarka korzysta z AI.
• Firmy transportowe dostarczające zbiorniki.
• Instytucje rozpatrujące wnioski o dofinansowanie: właściwy WFOŚiGW lub NFOŚiGW.
• Narzędzia analityczne i reklamowe: Google Ireland Limited / Google LLC (Google Analytics 4, Google Tag Manager) oraz Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel) – wyłącznie po Twojej zgodzie.
• Biuro rachunkowe i podmioty świadczące usługi IT – w zakresie potrzebnym do ich usług.

6. Pliki cookies

Używamy plików cookies i podobnych technologii:

• niezbędnych – do działania Serwisu, bez zgody;
• analitycznych – wyłącznie po Twojej zgodzie;
• marketingowych – wyłącznie po Twojej zgodzie.

Przy pierwszej wizycie pokazujemy baner, w którym możesz zaakceptować wszystkie pliki, wybrać tylko niezbędne albo ustawić zgody. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach banera albo przeglądarki. Liczniki wyświetleń i kliknięć opisane w punkcie 3.5 nie używają plików cookies.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Dane przetwarzamy co do zasady w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Przy korzystaniu z formularzy (Formspree) oraz narzędzi Google, Meta i Anthropic dane mogą trafić do USA. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub udziału odbiorcy w programie EU-U.S. Data Privacy Framework.

8. Jak długo przechowujemy dane

• Korespondencja i wyceny: do 24 miesięcy od zakończenia sprawy albo do skutecznego sprzeciwu.
• Umowy, świadectwa i wnioski o dofinansowanie: przez czas realizacji, a potem 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Wizytówki firm: przez czas publikacji albo do zgłoszenia żądania usunięcia.
• Zapytania z wyszukiwarki: do 24 miesięcy.
• Zbiorcze statystyki firm: przez czas prowadzenia katalogu (nie zawierają danych osób odwiedzających).
• Logi serwera: 30–90 dni, zależnie od ustawień hostingu.

9. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu oraz do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem). Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

10. Informacja dla firm z katalogu (art. 14 RODO)

Dane do wizytówek pozyskujemy z rejestrów publicznych, stron i profili firm, publicznych opinii oraz poleceń w grupie właścicieli domów Sendom (kategorie danych opisuje punkt 3.3). Przetwarzamy je na podstawie naszego uzasadnionego interesu – prowadzenia katalogu wykonawców (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Firma może w każdej chwili zgłosić sprzeciw, zażądać poprawienia lub usunięcia wizytówki, pisząc na biuro@smartbaza.pl.

11. Dobrowolność i profilowanie

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na zapytanie, nie przygotujemy wyceny ani nie zrealizujemy usługi. Ocena SmartBaza dotyczy firm, a nie osób odwiedzających Serwis. Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne, w tym opartych na profilowaniu.

12. Kontakt

W sprawach prywatności napisz na biuro@smartbaza.pl, zadzwoń pod 663 576 007 albo napisz na adres: ul. Kolonia 47G, 81-578 Gdynia.

13. Zmiany polityki

Możemy aktualizować politykę, np. z powodu zmian przepisów, programów dotacyjnych lub funkcji Serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://smartbaza.pl/polityka-prywatnosci/.